Configuración Numbers
1. ¿Para qué sirve una orden de compra?
Una orden de compra (PO, por sus siglas en inglés) es un documento interno que autoriza y registra un gasto previsto dentro del presupuesto de producción. Funciona como un sistema de control que te permite anticiparte a cualquier coste antes de que se ejecute.
A través de Numbers puedes vincular estos gastos a partidas concretas de tu presupuesto, asignar responsables, asociar documentos como facturas o presupuestos, y tener siempre disponible el histórico y estado de cada orden y del global de las órdenes del proyecto.
2. ¿Cómo empezar a usar Numbers?
📂 Presupuesto por partidas o conceptos
Puedes cargar directamente tu presupuesto completo desde una plantilla de Excel, incluyendo tus cuentas presupuestarias y sus cifras originales, para que cada gasto se registre sobre la estructura real de tu presupuesto aprobado.
👤 Perfiles y accesos
Puedes asignar distintos perfiles de usuario dentro del proyecto, de modo que cada miembro del equipo (que por suerte, ya existe en tu base de datos de Willco😊), pueda crear, editar, revisar o aprobar órdenes de compra.
Los permisos son escalados lo cual facilita la creación de un flujo de trabajo regulado. Crear órdenes de compra, aprobarlas, revisarlas, codificarlas… Hay muchas opciones para que controles los gastos de tu proyecto desde su solicitud hasta su pago, pasando por aquellos eslabones (usuarios) que sean necesarios.
Las cadenas de aprobación se generan en base a estos tipos de usuarios pero también a las reglas que puedes crear, adaptadas a tu proyecto y tus necesidades. Puedes crear tus propias reglas para el control de tu presupuesto, siguiendo distintos criterios (departamento,proveedor, tipo de PO, etiqueta, importe…)
🔩 Otros ajustes claves de tu proyecto:
Tipos de documentos
Los documentos que se adjuntan a las órdenes de compra pueden ser personalizados, según los requisitos de tu producción, permitiendo hacer un seguimiento de la documentación necesaria para analizar los costes comprometidos, validar los proveedores y solicitar, realizar y supervisar los pagos.
En willco puedes distinguir 3 tipos de documentos relacionados con la gestión de compras y contrataciones:
Documentos del proveedor - tipos: certificados bancarios y fiscales, que recomendamos gestionar en la ficha del cada empresa, en la sección de proveedor
Documentos de Orden de compra - relacionados directamente con cada Orden de Compra, como un presupuesto, contrato o calendario de pagos; esto tipos de documentos pueden configurarse en los Ajustes del programa
Documentos de pago - preconfigurados, distinguiendo: factura, pro-forma, reembolso, depósito, presupuesto, comprobante de pago y otro
Impuestos
Impuestos adaptables a la fiscalidad que aplica en tu proyecto
Etiquetas: Súper útiles para diferenciar tipos de gasto por conceptos particulares de cada proyecto que puedes personalizar en base a tus necesidades (costes deducibles, por capítulo, localización, bloques de rodaje o capítulos, etc.)
