Cómo crear una plantilla documentación legal

Willco te permite utilizar la información que ya tienes en las secciones de Reparto, Equipo y Proveedores para crear documentos de forma automática y no tener que insertar manualmente los datos en contratos o cualquier otro documento legal. Esto es extremadamente útil y ahorra mucho tiempo 👏🏼

Para ello, willco utiliza la función de combinación de correspondencia de Word, que utiliza códigos para cruzar datos desde una fuente de origen (en este caso los datos introducidos en willco de personal, proveedores, etc.) y introducirlos en el lugar que corresponde dentro de una plantilla de cualquier documento que tu eligas y configures. Te contamos como

Revisa tu plantilla y localiza los campos que quieres automatizar

Es una buena idea empezar resaltando los campos de los datos que vas a querer automatizar dentro del la plantilla del documento. Por ejemplo, en la plantilla de contratos de equipo técnico.

Campos de correspondencia cruzada

Tenemos un listado en el que puedes buscar cual será el "código" o correspondencia cruzada que deberás introducir en tu plantilla en el lugar de la información que quieras que se cruce con los datos de personal, proveedores etc de willco. Está aquí

👣Ajustes>Plantillas

Vamos a hacer el proceso con un ejemplo concreto para que puedas entenderlo mejor 😊📑

Con nuestra plantilla abierta (por ejemplo, plantilla de contrato de equipo técnico) seleccionamos la palabra Nombre, para que cruce ese campo con el nombre de la persona o empresa para la que busquemos generar la documentación con la plantilla automática. Para ello dentro del word seguimos estos pasos:

Insertar un campo

Con la palabra "Nombre" seleccionada, ve a Insertar > Campo...

Selecciona la Categoría y el Nombre de campo & Inserta el código de correspondencia

En la ventana Campo, deberá seleccionar la categoría Combinar correspondencia y el nombre Campo MergeField. SIN CERRAR LA VENTANA, tendrás que escribir o pegar el "código" correspondiente al campo que quieres sustituir, junto al texto MERGEFIELD (en nuestro caso =name):

Nota: Recuerda dejar un espacio entre MERGEFIELD y el nombre del campo.

¡Y ya está!

Tras pulsar el botón Aceptar, verás el texto seleccionado convertido en un campo de correspondencia cruzada:

Atención⚠️ : Sabemos que sería mucho más fácil escribir "=name" directamente, pero Microsoft Word requiere que el campo se inserte a través de la ventana de correspondencia cruzada. Una vez que tengas un campo insertado, ya podrás copiarlo y pegarlo en el mismo documento.

Repetir para cada campo

Ahora puedes repetir los últimos pasos con el resto de los campos y eliminar el color de resaltado:

El extraño caso de los campos de periodo

Los campos de período de contratación, son especiales, ya que pueden ser múltiples y deben insertarse de forma especial para que no se genere un documento con errores.

Este artículo explica cómo hacerlo.

Sube la plantilla a willco

Una vez insertados todos los campos en el documento, puedes cargar la plantilla de AJUSTES willco, en la pestaña de Plantillas.

Mira cómo hacerlo aquí.

Campos de correspondencia cruzada de Word disponibles

Aqui tienes todos los campos cruzados que puedes utilizar en tus plantillas