Cómo usar la firma digital en willco

Prescindir del papel está a la orden del día en cualquier productora. Por eso willco es una herramienta clave para firmar digitalmente cualquier documentación legal, de forma fácil y rápida. Los principales firmantes pueden hacerlo desde cualquier dispositivo o lugar en el que se encuentren, ahorrando papel, tiempo y logística.

Empieza por la sección de distribución

En la pestaña Firmas, encontrarás el historial de firmas. No te preocupes si está vacía, empezarás a generar firmas en un plisplás. Si no puedes ver esta sección en tu proyecto escríbenos a support@willco.app y enseguida la activamos.

Añadir una nueva firma

Para iniciar el proceso de firma, pulsa el botón NUEVO. Se abrirá la siguiente ventana:

Esta ventana tiene 3 secciones:

La selección del firmante/s principal/les.
El firmante adicional.
Selección de documentos con filtro de fechas.

Elegir a los principales firmantes

Puedes seleccionar los firmantes entre las categorías de Equipo, Reparto y Proveedores. También puedes filtrar dentro de cada categoría por nombre o descripción del cargo.

Si quieres estar seguro de a quién envías la petición de firma, marca la casilla "Ver solamente los seleccionados" de la derecha. Recuerda borrar primero cualquier filtro de texto que hayas aplicado.

Añadir un firmante adicional

Puede que necesites añadir un firmante adicional, por ejemplo, un agente o coguionista. No te preocupes, puedes añadir un firmante adicional eligiendo a cualquier persona de la sección Equipo, Reparto o Proveedores. Más adelante verás que en la sección Reparto puedes añadir hasta 4 firmantes adicionales.

Selecciona la documentación legal que requiere firmar digital

Una vez seleccionado el Quién, vamos a seleccionar Qué enviar.

Dispones de 3 tipos de documentos que puedes enviar a los principales firmantes:

Plantilla de documento legal: aquí encontrarás todas las plantillas que hayas personalizado previamente en Microsoft Word y subido en la página de tu proyecto en Ajustes. Se trata de documentos como Contratos, Acuerdo de confidencialidad (NDA) entre otros.
Plantilla de firma: es exclusivo para el modelo 145 del IRPF. Es el único documento legal en el que el firmante debe rellenar manualmente algunos campos, tal como exige la ley.
Subir: esta opción es para cualquier otro documento que no encaje en las dos opciones anteriores. Sabemos que a veces necesitas personalizar los documentos que envías, como contratos de reparto. Para ese caso, te permitimos subir los documentos desde tu ordenador, pero ten en cuenta para que la firma sea válida no puedes unir campos.

Empresa productora firmante y otros firmantes adicionales

¿Ves la casilla junto al selector de documentos? No olvides marcarla si tu documento debe ir firmado por el firmante de la empresa productora.

Esta casilla estará desactivada cuando el documento elegido sea la Plantilla de firma (modelo 145 IRPF) ya que no es una plantilla personalizable.

Además del firmante de la productora, hay otros dos firmantes adicionales, sólo aptos para acuerdos de Reparto. Puedes elegir a un Tutor legal o a un Agente como sujetos que recibirán la petición de firma adicional.

Filtra tus ofertas

¿Por qué está este filtro al final de este proceso? La razón es que muchos de los miembros del Equipo y el Reparto pueden tener múltiples ofertas en diferentes fechas y probablemente querrás elegir sólo una de ellas, ¿cierto?

Con este filtro puedes acotar las ofertas que generará el documento legal para firmar. Puedes elegir entre los filtros de fecha inicial, fecha final o intervalo de fechas de trabajo.

CONSEJO: Este filtro funciona exactamente igual que el filtro de credit roll, por lo que puedes filtrar por fecha y exportar el documento legal ahí, asegurándote así de que está seleccionando el periodo adecuado.

Vista previa

Haz clic en el botón Vista previa para revisar tus selecciones. Si hay algo que requiere un segundo vistazo de tu parte, te mostraremos un mensaje de advertencia. Estas son las causas:

Aviso amarillo cuando... Uno o más miembros tienen múltiples acuerdos en las fechas que has especificado. Como Willco generará un documentación legal por acuerdo, puede que estés enviando múltiples contratos u otros documentos al mismo miembro del equipo. Queremos advertirte antes de enviarlos, por si no era tu intención.

Advertencia roja cuando... Uno o más miembros no tienen un acuerdo en el intervalo de fechas. Esto significa que no se generará ningún documento, por lo que no se enviará ninguna solicitud de firma.

Aviso azul cuando... El firmante de la empresa no ha sido seleccionado en ningún documento. Esto puede ser lo que tu querías que ocurriera, por ejemplo en documentación legal como el Acuerdo de confidencialidad (NDA_ Non Disclosure Agreement). Puedes ignorar la advertencia si es correcto o volver atrás y seleccionarlo si los habías olvidado.

¿Necesitas volver atrás y corregir algo?

Puede hacerlo pulsando el botón "Editar". No te preocupes, puedes editar tantas veces como quieras.

Enviar

Ya puedes enviar los documentos.

Al pulsar el botón Enviar, willco enviará todos los documentos legales seleccionados a DropboxSign (anteriormente HelloSign), una plataforma de terceros que garantiza una firma electrónica legalmente vinculante.

Una vez que DropboxSign procese los documentos, enviaremos un correo electrónico al firmante principal (el miembro de equipo, el miembro del reparto o el proveedor), con un enlace para hacer efectiva la firma digital de documentación legal.

CONSEJO: Puedes personalizar este correo electrónico en el proyecto Ajustes, así como la cabecera de la página de firma, entrando en la pestaña Firma digital.

Volver a la página de Firmas

Una vez que hayas enviado los documentos, la ventana se cerrará y volverás a ver la página de Firmas con las peticiones de firma que acaba de generar. El estado de cada petición de firma se actualizará en segundo plano, así que si quieres ver el estado más reciente, vuelve a cargar la página.

La firma del signatario de la empresa productora

Si eres el firmante principal de la productora, tendrás que lidiar con múltiples firmas cada día o semana. Por eso willco no te enviará un correo electrónico automático por cada nueva petición de firma. ¡No queremos saturar tu bandeja de entrada!

Para firmar una nueva petición de firma, debes abrir el botón Firmar. Esto te llevará a la documentación legal pendiente de firmar.

Correo electrónico de confirmación

Cuando todos los firmantes requeridos hayan firmado, se enviará un correo electrónico al firmante principal con los documentos firmados adjuntos.

Descargar

Ahí están: los documentos descargables firmados digitalmente que puedes enviar, almacenar o entregar a las personas interesadas.

Cuando los documentos estén listos, podrás descargarlos desde la página Firmas, pero también desde la pestaña Anexos de los miembros del reparto y equipo. De este modo, podrás archivar todos los contratos y documentación legal en un solo clic.

Si quieres descargar muchos o incluso todos los contratos a la vez, elige la opción: Descargar un ZIP de copia de seguridad en el menú OUTPUT .

Envía solicitud de firma directamente desde Credit Roll

El envío de solicitudes de firma directamente desde la sección de Equipo o Reparto puede resultar muy práctico, ya que puedes utilizar los filtros de datos o de estado para seleccionar a los firmantes.

Al elegir la opción Enviar solicitud de firma del menú OUTPUT te llevará directamente a la página de la nueva firma.