Glosario willco

Consulta el glosario para familiarizarte con nuestra terminología y aprender un poco sobre las características de willco. Y, por favor, no dudes en sugerirnos nuevos elementos para el glosario. 

DASHBOARD

El Dashboard es la primera pantalla que verás en willco y tu panel de control de la contrataciones -tu centro de mando.

Hay múltiples secciones ordenadas por la urgencia que te ayudarán a decidir cuál es la siguiente tarea a realizar (o te ayudarán a ver dónde está bloqueado el proceso). Más información sobre el dashboard aquí.

CREDIT ROLL  

Credit Roll es clave. Uno de los puntos centrales de willco, esta sección incluye a todos los colaboradores implicados en tu proyecto: equipo, reparto y proveedores.

Configurando una vez la información de cada colaborador en Credit Roll, queda ya disponible para construir tus documentos habituales como listas, deal memos -memorandum de acuerdo-, contratos y mucho más.

Ficha de Información Personal

Los datos personales de cada miembro del reparto o de equipo, incluido datos de contacto, identificación personal e incluso preferencias alimentarias o de vuelo. Estos datos pueden ser introducidos en el sistema por los usuarios de la aplicación o por los propios colaboradores mediante un formulario de confirmación de datos.

Ficha de Detalles del Contrato

Los detalles del contrato de cada miembro de equipo o reparto, que describen sus condiciones de contratación, incluido su departamento, cargo o personaje, periodo de trabajo y todos los detalles de la remuneración.

Ficha de Adjuntos

Cualquier documento personal necesario en tu proyecto, como DNI, pasaporte, carnet de conducir, que puede ser subido por los usuarios de la aplicación o por el propio miembro del equipo o reparto.

Ficha de Asistencia

Información sobre agentes y managers. Dado que estos profesionales pueden negociar y firmar los contratos de sus actores, puede asignarse aquí una persona de contacto para tal fin.

FILTROS

Filtros de búsqueda que te ayudan manejar la ingente cantidad de información de tu proyecto. Puedes combinar filtros de texto con uno o varios filtros predeterminados para encontrar el resultado específico que buscas.

Filtrar por nombre...

Una búsqueda básica por nombre, apellidos, número de DNI, número de teléfono, dirección de correo electrónico o comentarios.

Mostrar Filtros:

Estado del contrato

Este filtro de selección múltiple te ayudará a identificar a los miembros de reparto o equipo con un estado de contratación determinado, como por ejemplo:

• Borrador - persona sugerida para el trabajo.
• Propuesto - persona propuesta oficialmente para el puesto, pero aún no confirmada.
• Declinado - persona que no ha sido aprobada para el trabajo.
• Aprobado - persona oficialmente aprobada por el Jefa/e Director/a de Producción, lo que significa que a partir de ahora el contrato puede ser emitido y firmado.
• Deal Memo listo - ficha de contratación completa, lista para la aprobación de el/la UPM o Productor/a.
• DM declinado - ficha de contratación (Deal Memo) rechazada por el/la  UPM o Productor/a.
• DM firmado - ficha de contratación aprobada por el/la UPM o Productor/a.
• Confirmado por gestoría - detalles del contrato enviados la gestoría.
• Contrato firmado - documentación legal firmada por el empleado.
• Finalizado - contrato finalizado, pero aún faltan algunos trámites finales.
• Completo - contrato y documentación final firmados, todo resuelto.

Puedes combinar diferentes estados para buscar resultados más precisos.

Estado de Gestoría

Este filtro te ayudará a conocer el estado de alta de los miembros de tu reparto o equipo :

• Gestoría pendiente - persona cuya alta aún no ha sido cursada.
• Confirmado por gestoría - persona de alta en la Seguridad Social.
• Finalizado - persona que ya ha sido dada de baja en la Seguridad Social.

Cargo

Búsqueda por departamento o puesto, permitiendo también selecciones múltiples.

Periodos del contrato

Búsqueda por periodos de contratación, que permite al usuario filtrar por días o periodos concretos de alta.

Parte contratante

Búsqueda que permite filtrar por los equipos contratados internamente y los equipos subcontratados. Este filtro también permite identificar a los colaboradores con los contratos laborales o servicios subcontratados a través de una empresa.

Bajas TBC

Este filtro le permite identificar a los miembros del reparto y equipo cuyas fechas de finalización aún deben ser revisadas y confirmadas.

Grupo de trabajo

La aplicación te permite organizar tu equipo en "grupos de trabajo", como "Equipo de rodaje", por ejemplo. Con este filtro, podrás identificar cada grupo.

Ejemplo de búsqueda.

Imagina que necesitas ver qué miembros del equipo van a empezar en el proyecto en los próximos días, para asegurarte de que tienes toda la información necesaria para sus contratos. Para obtener una lista de estas personas puedes combinar los siguientes filtros:

OUTPUTS

Listas de Equipo 

willco pone a tu disposición una selección de listas de equipo prediseñadas en distintos formatos. La aplicación incluye una lista de los puestos más utilizados, ordenados por departamentos. Como somos conscientes de que el orden es muy importante y de que no hay reglas estrictas, puedes reorganizar tu lista de equipo. Las listas pueden reordenarse en Ajustes > Departamentos y Cargos para adaptarlas a la jerarquía de tu proyecto.

Las listas de equipo pueden exportarse para todos los miembros de un proyecto, independientemente de su estado. Alternativamente, los miembros del equipo pueden filtrarse por su estado, o fechas de trabajo, lo que generará una lista de los miembros contratados de equipo que trabajen en una fecha o periodo determinados.

Lista completa equipo 

La más detallada de las listas prediseñadas. Incluye la información de contacto de todos los miembros de equipo, sus direcciones, correos electrónicos y números de móvil personales. La versión confidencial de esta lista incluirá también los datos de los miembros identificados como ATL.

Lista de contactos del equipo

Breve lista de contactos con los teléfonos y correos electrónicos de los miembros de equipo. Incluirá a las personas de ATL si elige las opciones Confidenciales.

Lista personalizada

Tabla de excel personalizada, utilizado para los propósitos más específicos. Permite al usuario elegir los detalles que desea exportar a un archivo Excel y utilizar fuera de la aplicación o importar en otro software.

Reparto

La lista de reparto pre-diseñada es un documento que contiene nombres y personajes, móviles de producción e información de contacto de agentes/representantes, que puede tener una distribución bastante amplia a Ayudantes de Dirección, Maquillaje, Vestuario y otros departamentos.

Lista confidencial de reparto

La lista confidencial del reparto es un documento sensible que contiene la información de contacto completa de todos los miembros del elenco del proyecto y la asignación de los personajes de la película.

Lista de contactos del reparto 

Se trata de una breve lista de información de contacto no confidencial de miembros del reparto, incluidos correos electrónicos personales y números de móviles de producción. Ten en cuenta que su versión confidencial contiene toda la información personal de los miembros del elenco, por lo que su distribución debe ser restringida.

Lista de estado de reparto

Información sobre los progresos en la contratación de los miembros del reparto, incluidas las estipulaciones especiales, pero excluidos los datos confidenciales sobre su remuneración.

Lista de proveedores

Lista de todos los proveedores por orden alfabético y organizados por categorías de servicios o bienes suministrados.

Deal Memo (DM) - Ficha de contratación

Breve pre-contrato prediseñado, que describe las condiciones de contratación de cada miembro del equipo o del reparto, como la duración de la contratación, la remuneración y otros factores importantes como horas extraordinarias, comidas, tiempo libre, alquiler de material, etc.

Los firmantes del Deal Memo deberían definirse en Ajustes.

El Deal Memo puede incluir varios periodos de trabajo si las demás condiciones de contratación no cambian. Por otro lado, cada miembro de equipo puede tener varios contratos y DM si varía alguna de las estipulaciones básicas del contrato o es necesario firmar un contrato independiente por cada alta.

Documentación legal

Hacer una película o serie requiere mucho papeleo. Por suerte, willco puede elaborar todo tipo de contratos, acuerdos y anexos. Puedes subir tus propias plantillas en Ajustes > Plantillas para rellenarlas con los datos de cualquier miembro del reparto o de equipo.

Sincronizar calendario externo

Esta función de Credit Roll te permite sincronizar las fechas de inicio y fin con cualquier aplicación de calendario externa que utilices (ya sea Google, Apple o la aplicación Outlook). También puedes enviar el enlace de sincronización a tu equipo y compartir con ellos tus calendarios willco. También disponible en la sección Eventos.

Descargar el archivo de backup

Esta herramienta permite exportar todos los documentos guardados en la sección Archivos adjuntos de todos los miembros del reparto y equipo, creando una carpeta separada para cada miembro que contiene todos los archivos. Además, se exporta una base de datos Excel con todos los detalles de los miembros seleccionados.

OTRAS CARACTERÍSTICAS

Formulario de confirmación de datos

Un sencillo formulario web que el usuario puede enviar a cualquier futuro miembro del reparto o de equipo para que lo rellene con sus datos personales. La gran ventaja de esta función no es solo ahorrar tiempo o evitar errores, sino sobre todo cumplir los principios de protección de datos.

Dado que willco tiene un fuerte compromiso con los requisitos de privacidad y seguridad, esta parte nos parece muy importante.

El usuario puede configurar el correo electrónico de solicitud de datos para que cualquier persona que introduzca sus datos personales en willco acepte la política de protección de datos, consintiendo de forma explícita el uso de estos datos en la producción.

ATL (Above the line)

Esta función protege los datos confidenciales de los miembros más VIP del reparto y equipo. Las personas marcadas como ATL reciben un mayor nivel de protección de su información de contacto. Sus direcciones y números de teléfono privados quedarán restringidos a listas confidenciales y usuarios autorizados. En la edición de la Información Personal de la ficha se puede activar la casilla Above the line.

GESTIÓN DE USUARIOS

Establecemos distintos niveles de permisos para que tu equipo pueda trabajar al unísono manteniendo la información a salvo. Mapa de permisos aquí

A continuación te ofrecemos un breve resumen de los tipos de usuario: (información más detallada aqui)

Usuario Admin

El usuario con más privilegios, autorizado a invitar y gestionar a otros usuarios y sus permisos, así como a definir los Ajustes del proyecto.

Usuario Standard

Un usuario con plenos privilegios para editar y ver toda la información del proyecto, todos los datos personales y de remuneración de cualquier miembro del reparto y de equipo , incluidos los de ATL.

Usuario Restringido

Un usuario con permisos limitados, cuyo acceso está restringido a la información no confidencial, protegiendo la información más sensible. Así, el usuario restringido no podrá ver ni editar la información contractual de ningún miembro ni los datos de contacto de las personas de ATL. Además, este tipo de usuario no podrá emitir Deal Memos, ninguna Lista Confidencial o documentación legal.

Usuario HOD (Head Of Department)

Un usuario con todos los privilegios para editar y ver toda la información, incluidos los datos de contacto, de los miembros de equipo de los departamentos elegidos. Este usuario tiene acceso restringido a todos los departamentos restantes.

Usuario Form

Se trata de un usuario restringido con acceso a la sección Formularios.

Usuario AD

Se trata de un usuario restringido con acceso a los detalles personales del Reparto, asignadas carpetas de Distribución y Eventos.

ABREVIATURAS

• ATL (Above the line) Por encima de la línea. Costes de contratación asociados a los Talent (guionistas, intérpretes, director, productor) o personas dentro del proyecto cuyo salario difiere de los de los salarios estipulados.
• DM (Deal Memo)
• DOOD (Day Out of Days)
• LOPD. Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales https://www.boe.es/eli/es/lo/2018/12/05/3/con
• TBC (To be confirmed) Pendiente de confirmar.
• UPM (Unit Production Manager)

Última Actualización: 22 septiembre 2023