Cómo es el proceso de contratación en willco

Para garantizar la precisión de las operaciones realizadas, a menudo bajo presión de tiempo, willco ha diseñado su propio flujo de trabajo de contratación. 

Normalmente, las partes implicadas son los miembros del reparto o equipo, la productora y gestoría. 

Estos son los sencillos pasos para contratar una persona en tu proyecto: 

1. Introducción de los datos de los empleados

Si vas a contratar a nuevos empleados, sólo tendrás que introducir sus datos básicos (nombre y correo electrónico) y marcar el estado adecuado para su contratación (Borrador, Propuesto, Aprobado). Simplemente pulsa el botón azul de NUEVO en la sección Credit Roll para empezar.

Los empleados recibirán un correo electrónico de confirmación de datos que les llevará al formulario de confirmación de datos. 

Si quieres personalizar este correo electrónico, puede hacerlo en Ajustes> Ajustes del Proyecto. Aprovecha esta función y añade la política de privacidad de la productora, para cumplir los requisitos de la Ley de Protección de Datos.

En el formulario de confirmación de datos, los miembros del reparto o de equipo pueden rellenar todos sus datos personales, responder a preguntas sencillas, como si desean o no un reconocimiento médico, o subir una foto para las acreditaciones y otros documentos escaneados.

Los campos de este formulario se pueden personalizar, omitir o establecer como obligatorios. Para ello, escríbenos a support@willco.app y te ayudaremos a configurar tu formulario.

Algo muy útil es que el formulario de confirmación de datos se mostrará en el idioma que tenga configurado el navegador web del usuario.

CONSEJOS PROFESIONALES:

1. Los miembros del equipo (junto con los actores y proveedores) pueden importarse de proyectos anteriores (si eras usuario administrador en esos proyectos) o de bases de datos Excel propias.
2. El formulario de confirmación de datos para miembros del Reparto puede enviarse a sus Representantes, Agentes o Asistentes. Sólo tienes que añadir su información de contacto en la sección Asistencia de la ficha personal del miembro del reparto.

2. Introducción de los datos de contrato y exportación de Deal Memos (Fichas de contratación)

Tienes el formulario de confirmación de datos cumplimentado y un acuerdo con el miembro del reparto o equipo.

Ahora puedes rellenar los detalles contractuales específicos (fechas de trabajo, salario y otros) y exportar los Deal Memos*. 

Una vez rellenadas, los Deal Memos (fichas de contratación) están listas para su aprobación. Los usuarios establecidos como "Aprobadores" en tu proyecto deben revisar y firmar los DMs. Este proceso de aprobación es una comunicación entre los Jefe/as de Producción, Coordinadore/as, Controllers y los UPMs o Productore/as que no sólo pueden aprobar una nueva contratación, sino también añadir un comentario o rechazarlo.

NO TE PIERDAS NUESTRA EDICIÓN DE CONTRATOS EN BLOQUE: puedes introducir los datos contractuales de un grupo de empleados de una vez (ya sean cinco, cincuenta o quinientos) Esta función ahorra muchísimo tiempo, sobre todo si quieres gestionar los contratos de figuración o refuerzos, ya que permite generar docenas de contratos en un solo paso.

3. Nueva contratación

El estado cambia a DM Firmado cuando está completado con todos los detalles necesarios y aprobado.

Ese es el pistoletazo de salida para la gestoría, que ya puede cursar el alta de trabajo, cumpliendo con los trámites administrativos necesarios. El botón de Estado de la gestoría identifica claramente si el empleado está dado de alta, o de baja o si el proceso de contratación está pendiente gestionar aún.

IMPORTANTE:

* Si la Gestoría es un usuario activo de willco, podrá procesar toda la información dentro de la aplicación, pudiendo filtrar las contrataciones por periodos de contratación y actualizar los estados de la gestoría, según corresponda.

* Si la Gestoría no es un usuario activo de willco, puedes exportar una lista con todos los detalles necesarios para enviarla por correo electrónico. Sólo tienes que filtrar los resultados por fechas o estado, seleccionar los miembros de equipo o reparto, y elegir la lista personalizada, con el preset de Gestoría (excel) en el botón OUTPUT.

Ten en cuenta que los empleado con contratos anteriores tendrán varios estados, uno por cada contrato, pasado o presente.

No obstante, en la pantalla de la lista de miembros de equipo y reparto, sólo se mostrarán las fechas de los contratos presentes o futuros para que no resulte demasiado confuso.

Cuando se cursen las altas y/o bajas, el estado debe cambiarse a Confirmado por gestoría. Esto puede hacerse individualmente para cada empleado o en bloque a través del botón Editar.

ASEGURATE DE QUE TODOS LAS NUEVAS INCORPORACIONES TIENEN PROCESADAS LAS ALTAS usando el filtro del estado de la gestoría combinado con un filtro de fechas. También puedes comprobarlo en la página Dashboard.

4. Emisión y firma de contratos

Este suele ser el momento de emitir los contratos y enviarlos para la firma de los empleados. Para ello, debes subir previamente tus plantillas en la sección Ajustes de willco. Seleccione los miembros de equipo para los que desea emitir contratos y elija el documento adecuado en la sección documentación legal del botón OUTPUT.

Puedes omitir este paso enviando directamente una solicitud de firma, para que los contratos se envíen directamente a los empleados para su firma a través de la plataforma de firma digital certificada - DropboxSign, integrada en willco.

Una vez firmados los contratos, el estado debe cambiarse a Contrato firmado y, por último a Finalizado cuando toda la documentación esté firmada y archivada. El estado de Gestoría debe ser cambiado a Finalizado cuando esté cursada la baja.

* El Deal Memo es un documento breve en el que se establecen las condiciones básicas entre el empleado y la productora antes de firmar el contrato formal.