Listas de distribución
Las listas de distribución te permiten, crear un grupo de destinatarios que puedes usar periódicamente para distribuir: planes de rodaje, guiones, listas de equipo, comunicaciones especiales, órdenes de rodaje, documentación para las nuevas incorporaciones, documentación PRL, etc.
Puedes escoger listas automáticas o manuales.
LISTAS MANUALES
Destinatarios que puedes añadir en las listas manuales:
- miembros del reparto
- miembros del equipo técnico
- personas de empresas con las que colaboras - Proveedores
- departamentos enteros
- destinatarios externos, es decir, introducir nombre y dirección de una persona que no está en willco.
LISTAS AUTOMÁTICAS
Las listas automáticas permiten aprovechar los datos de contratación, para actualizar las listas de distribución.
Por ejemplo, usando el filtro de “trabajando mañana” para la distribución de la orden de rodaje, puedes asegurarte que la orden se enviará a todos los refuerzos contratados para el día siguiente, pero no se mandará a las personas, por ejemplo especialistas, que ya no rodarán mañana. Es una forma muy eficiente de actualizar las listas de distribución diaria.
Para crearlas debes usar filtros:
Listas de distribución > Nueva Lista > Tipo de Lista (Automática) > Añadir un filtro nuevo
Piensa cuál es el filtro que mejor se ajusta a tu necesidad y recuerda que puedes combinar varios filtros:
-Cargo: filtra por cargo o departamento
Ejemplos: quieres crear una lista para distribuir información sólo al departamento de Arte, o hacer comunicaciones a todos los conductores. Una vez creada esta lista automática, si se contratan nuevos conductores, estos no tendrán que ser metidos en esta lista de forma manual, la lista se actualizará automáticamente.
-Fechas de contrato: filtra las personas que empiezan o terminan de trabajar o trabajan en una fecha determinada.
Puedes usar aquí fechas o días exactos (mañana, hoy, jueves 12) o relativos(semana actual, semana pasada)
Ejemplos: Puedes usar el filtro de Trabajando > Mañana para crear una lista de distribución de la orden de rodaje, con todas las personas de alta el día siguiente.
El filtro Empezando > Esta semana te indicará todas las nuevas incorporaciones de la semana en curso, permitiendo enviarles documentos de onboarding tipo: plan de rodaje, lista de equipo, memorandums, etc.
-Estado de contrato: puedes usar este filtro para restringir el envío de determinados documentos confidenciales a las personas cuya incorporación en el proyecto está confirmada en firme. Combinando el filtro de fecha, por ejemplo,Empezando Mañana, con un filtro de estado de contrato, por ejemplo: Aprobado & DM Listo & DM firmado.
Esta combinación de filtros te permitirá excluir de la distribución a personas que pueden todavía caerse del proyecto.
-Estado de gestoría: este filtro te permite restringir la distribución sólo a las personas ya dadas de alta en la seguridad social, o todo lo contrario, de baja o pendientes
-Grupos de trabajo: este filtro permite identificar un colectivo que has creado en tu proyecto, por ejemplo, equipo de rodaje, para el envío de menú de catering, equipo de una localización concreta, etc. Puedes crear los grupos de trabajo en la sección de Detalles Personales de cada ficha.
-Unidad: este filtro permite restringir la distribución a una unidad.
OJO: usa este filtro si quieres excluir los actores de las listas de distribución automáticas. Si tu proyecto trabaja con una única unidad, la denominación de Primera Unidad será añadida por defecto a todos los miembros del equipo técnico.
Puedes crear listas híbridas completando las listas creadas automáticamente con los filtros con personas introducidas de forma manual, para asegurar que los documentos lleguen a todas las personas que necesites.
Una vez creadas las listas de distribución puedes usarlas para distribuir los documentos desde los cajones de la Carpeta de Producción.