Listas de distribución

Las listas de distribución te permiten, crear un grupo de destinatarios que puedes usar periódicamente para distribuir: órdenes de rodaje, planes de rodaje, guiones, listas de equipo, comunicaciones especiales, documentación para las nuevas incorporaciones, etc.

Puedes escoger listas automáticas o manuales.

LISTAS MANUALES

Como su nombre indica, son aquellas que no responden a un filtro automático sino que se generan por el usuario. Destinatarios que puedes añadir en las listas manuales:

• miembros del reparto
• miembros del equipo técnico
• personas de empresas con las que colaboras - Proveedores
• departamentos enteros 
• destinatarios externos, es decir, introducir nombre y dirección de una persona que no está en willco. 

LISTAS AUTOMÁTICAS

Las listas automáticas permiten aprovechar los datos de contratación, para actualizar las listas de distribución utilizando filtros con distintos criterios. Es una forma muy eficiente de actualizar las listas de distribución diaria.

Para crearlas debes usar filtros:

👣Listas de distribución > Nueva Lista > Tipo de Lista (Automática) > Añadir un filtro nuevo 

Piensa cuál es el filtro que mejor se ajusta a tu necesidad y recuerda que puedes combinar varios filtros. Vamos a poner algunos ejemplos para que puedas explotar esta funcionalidad al máximo:

Fechas de contrato: filtra las personas que empiezan o terminan de trabajar o trabajan en una fecha determinada. Puedes usar aquí fechas o días exactos (mañana, hoy, jueves 12) o relativos(semana actual, semana pasada)

Ejemplos:

• Filtro de Trabajando > Mañana para crear una lista de distribución de la orden de rodaje, con todas las personas de alta el día siguiente.
• Filtro Empezando > Esta semana te indicará todas las nuevas incorporaciones de la semana en curso, permitiendo enviarles documentos de onboarding tipo: plan de rodaje, lista de equipo, memorandums, etc.

Cargo: filtra por cargo o departamento, según te convenga

Ejemplos:

• Quieres distribuir información sólo al departamento de Arte. Creas una lista automática con el filtro "departamento de arte". Una vez creada, tanto si se contratan nuevas personas, como si hay personas que terminan dentro de este departamento, la lista se actualizará automáticamente con los datos de sus fechas de contratación sin necesidad de estar pendiente de incluir o sacar personas de la misma.

Estado de contrato: puedes usar este filtro para restringir el envío de determinados documentos confidenciales a las personas cuya incorporación en el proyecto está confirmada en firme. Combinando el filtro de fecha, por ejemplo,Empezando Mañana, con un filtro de estado de contrato, por ejemplo: Aprobado & DM Listo & DM firmado. 

Esta combinación de filtros te permitirá excluir de la distribución a personas que pueden todavía caerse del proyecto.

Estado de gestoría: este filtro te permite restringir la distribución sólo a las personas ya dadas de alta en la seguridad social, o todo lo contrario, de baja o pendientes.

*Los filtros estado de contrato & estado de gestoría solo te serán útiles si utilizas los mismos con este criterio dentro de la contratación del personal.

Grupos de trabajo: este filtro permite identificar un colectivo que has creado en tu proyecto, por Eejemplo:

• Grupo equipo de rodaje: para el envío de menú de catering
• equipo de una localización "x": Para info relativa solo a esa localización para proyectos con equipos mas segmentados

*Para usar esta funcionalidad, debes crear los grupos de trabajo en la sección de Detalles Personales de cada ficha de usuario

Unidad: este filtro permite restringir la distribución a una unidad

OJO: usa este filtro si quieres excluir los actores de las listas de distribución automáticas. Si tu proyecto trabaja con una única unidad, la denominación de Primera Unidad será añadida por defecto a todos los miembros del equipo técnico.

A estas listas automáticas puedes añadirle personas o contactos manualmente, si necesitas que ciertos perfiles reciban la información pero no entran en los parámetros de contratación.

Ejemplo:

• Un productor de la plataforma para la que trabajas, que siempre tiene que estar el la distribución diaria
• Personal de la localización de esta semana que necesitas que reciba la información de estos días

Una vez creadas las listas de distribución puedes usarlas para distribuir los documentos desde los cajones de la Carpeta de Producción.