Cómo funciona la aprobación digital
El proceso de aprobación es una comunicación digital entre la persona encargada de la contratación del equipo y reparto y de emitir la documentación inicial (es decir, el coordinador de producción, el jefe o secretario de producción) y los supervisores del proyecto o los productores.
Cualquier usuario de Willco puede enviar una solicitud de aprobación para un nuevo miembro de reparto o equipo, o una solicitud de firma de un Deal Memo (Ficha de contratación) a cualquier otro usuario/s establecido/s como Aprobador/es.
Usuarios aprobadores
En primer lugar, debes saber que sólo los Usuarios Admin y los Usuarios Standard pueden ser Aprobadores. Los Usuarios Admin pueden conceder el permiso de Aprobador a cualquier usuario Standard. Si eres un administrador, ve a la sección de Ajustes > Usuarios para definir los aprobadores para tu proyecto.
Definir aprobadores en dos niveles distintos
Puede que necesites personalizar quiénes son tus Aprobadores dependiendo de lo que se necesite aprobar. Por eso puedes elegir uno o varios Aprobadores para:
- El proceso de aprobación (de contratos)
- El proceso de Aprobación de DM (firma de Deal Memo)
Establecer el flujo de trabajo de los aprobadores para ambos niveles
Dependiendo de las prioridades de su proyecto, puedes necesitar más restricciones para garantizar un nivel de supervisión más estricto o decidirte por más flexibilidad ganando así agilidad. Considera cuáles son las principales necesidades en tu producción para definir el flujo de aprobación.
Todos los aprobadores deben aprobar: el contrato no se considerará aprobado hasta que todos los aprobadores le den luz verde. Esto significa que si sólo 2 de los 3 aprobadores (por ejemplo, Line Producer, y el UPM) aprueban el contrato, este no será válido hasta que la tercera persona también lo apruebe.
Por el contrario, sólo uno de los Aprobadores puede declinar la aprobación de un contrato: el estado del contrato será automáticamente declinado, sin necesidad de ser rechazado por el del resto de los Aprobadores.
CONSEJO PROFESIONAL: Este flujo de trabajo da prioridad a la voz específica de cada Aprobador, proporcionando una garantía de que un acuerdo ha sido validado por diferentes figuras que aportan diferentes capas de seguridad a un proceso de aprobación.
Cualquier Aprobador puede confirmar: independientemente del número de Aprobadores, cuando un Aprobador aprueba un contrato, éste está validado y pasa al siguiente estado, sin necesidad de aprobación por el resto de Aprobadores.
El proceso de Declinar funciona de la misma forma en ambos flujos de trabajo. Cuando cualquier Aprobador rechaza una propuesta de contratación o una propuesta de DM, el proceso de contratación se detiene.
CONSEJO PROFESIONAL: Este flujo de trabajo es ideal para proyectos en los que se valora la rapidez y agilidad, donde todos los Aprobadores tienen un estado similar el proceso de aprobación.
Atención: Si cambias la selección de Todos los aprobadores deben confirmar a Cualquier aprobador puede confirmar, una ventana emergente te advertirá de que todos los contratos que ya hayan sido aprobados por uno de los aprobadores, a pesar de que el resto aún no lo haya hecho, se considerarán aprobados.
Solicitud de aprobación o firma de un Deal Memo
Esta es la parte más fácil, cualquier estado de contrato de reparto o equipo establecido en Propuesto o Deal Memo listo generará un correo electrónico enviado a los Aprobadores del proyecto.
Se avisará a los usuarios antes de enviar el correo electrónico para asegurarse de que se trata de una acción deseada.
Aprobar (o firmar un Deal Memo)
Utilizaremos un ejemplo para guiaros a través del proceso.
Ejemplo: el Secretario de Producción (Antoine Laforet) ha fijado como Propuesta a la actriz Katelin Sands para el personaje Molly Bloom.
La Directora de Producción (Asia Jarzyna) se establece como Aprobadora del proyecto, recibirá un correo electrónico similar al siguiente:
El enlace del correo electrónico llevará los aprobadores a la página de detalles de contrato del reparto o equipo, donde podrán ver quién ha establecido la propuesta o el estado y un gran botón azul solicitando su aprobación (o firma). Deal Memo listo y un gran botón azul solicitando su aprobación (o firma).
Una vez pulsado, aparecerá la ventana de aprobación. Allí los aprobadores pueden poner un comentario (opcional) y aprobar (firmar) / declinar.
Esto cambiará el estado del contrato del miembro de reparto/equipo a Aprobado / Declinado o DM firmado / DM rechazado y enviará un correo electrónico de aviso al usuario que estableció el estado anterior de Propuesto o Deal Memo listo .
Si el Aprobador puso un comentario en la ventana de aprobación, éste se mostrará cuando el ratón pase por encima del botón de cambio de estado:
Y ya está. Fácil, ¿verdad?
Última actualización: 22 septiembre 2023